Última actualización: 30 de septiembre de 2026
Mi Cole Virtual es una aplicación para la comunidad educativa —docentes, acudientes y alumnos— que permite consultar y registrar información académica del colegio.
El responsable del tratamiento de los datos es Joseth David Guerrero Escobar, con domicilio en Medellín, Antioquia (Colombia), y correo de contacto admin@micolevirtual.com. Si necesita el número de documento del responsable para ejercer sus derechos o presentar una reclamación, puede solicitarlo a ese mismo correo.
Cada colegio que usa Mi Cole Virtual es responsable de la información de sus estudiantes. La aplicación es el medio por el que esa información se consulta.
Datos de acceso. Su nombre de usuario y contraseña, que usted teclea para entrar. La contraseña se envía al servidor de su colegio para verificarla y no se guarda en el teléfono.
Datos de su perfil. Nombre, tipo de usuario (alumno, acudiente, docente o administrador), los roles que tenga asignados, y el año y periodo académico con el que trabaja.
Datos académicos. Según su rol, la aplicación muestra y —en el caso de los docentes— permite registrar: calificaciones, asistencia a clase, tardanzas y ausencias a la institución, anotaciones de disciplina y porte del uniforme.
Registro de accesos. Cada vez que usted entra, el servidor de su colegio anota la fecha y la hora, la dirección IP desde la que se conectó y con qué entró: si fue con la aplicación o con un navegador, la versión de la aplicación, el sistema operativo y su versión, y el modelo del teléfono. Queda anotado junto a su usuario, porque sirve para proteger su cuenta y para saber por qué medio se hizo un cambio; por ejemplo, si una calificación se modificó desde la aplicación o desde la página web.
Datos de uso de la aplicación. Para saber qué partes de la aplicación se usan de verdad y cuáles no, y poder mejorarla, recogemos estadísticas de uso con Google Analytics para Firebase, un servicio de Google. Se registra qué pantallas se abren y cuándo, acciones contadas —por ejemplo, que se guardaron veintiocho calificaciones de una vez, o que se abrió la planilla de un indicador— y los datos técnicos que Google recoge por su cuenta: el modelo del dispositivo, la versión de Android o de iOS, el idioma, el país y un identificador aleatorio que Google asigna a esa instalación de la aplicación.
Estas estadísticas no dicen quién es usted. No se envía su nombre, su documento, su nombre de usuario, ninguna calificación, ninguna anotación de disciplina ni el nombre de su grupo. Los únicos dos rasgos que se guardan junto a ellas son el tipo de usuario —alumno, acudiente, docente o administrador— y de qué colegio se trata, y son los que permiten distinguir, por ejemplo, si son los docentes o los acudientes quienes no encuentran una pantalla. Ni Google ni nosotros podemos saber, a partir de esas estadísticas, a qué persona corresponden.
Ese identificador aleatorio no es el identificador de publicidad de Android: la aplicación lo tiene desactivado y ni siquiera pide el permiso para leerlo. El identificador de la instalación desaparece si usted borra los datos de la aplicación o la desinstala.
Puede desactivarlas cuando quiera. En el menú de la aplicación, en Privacidad, hay un interruptor para dejar de enviar estadísticas de uso. Apagarlo tiene efecto inmediato y la aplicación lo recuerda; el resto de la aplicación sigue funcionando igual. El ajuste es de ese dispositivo: si usted usa la aplicación en el teléfono y en una tableta, tendrá que apagarlo en cada uno.
Avisos en el teléfono. Si usted lo permite, la aplicación le avisa cuando hay calificaciones, ausencias, anotaciones de disciplina o publicaciones nuevas. Los entrega Firebase Cloud Messaging, un servicio de Google, y para poder entregárselos Google asigna a esa instalación de la aplicación un identificador de registro.
Qué dice el aviso. De qué alumno se trata, por su primer nombre, y qué hay de nuevo: cuántas calificaciones y en qué asignatura —«Laura tiene 3 notas nuevas en Sociales»—, cuántas novedades de asistencia o de disciplina, en qué paso va la matrícula o que hay un compromiso académico por leer. Nunca lleva la calificación, el apellido del alumno, el texto de la anotación ni el del compromiso. Para verlos hay que abrir la aplicación y entrar con su usuario y su contraseña.
Su teléfono no le dice a nadie quién es usted. La aplicación no envía a ningún servidor el identificador de su dispositivo. En su lugar, el teléfono se apunta a unos canales cuyo nombre es un código: no contiene su nombre, ni su documento, ni el de su colegio, y de él no se puede volver atrás para averiguar a quién pertenece.
Puede apagarlos cuando quiera. El teléfono le pedirá permiso la primera vez y usted puede decir que no: el resto de la aplicación funciona igual. Dentro de la aplicación puede además elegir qué avisos quiere recibir y cuáles no, y al cerrar sesión el teléfono deja de recibirlos todos.
Lo que NO recogemos. La aplicación no accede a su cámara, micrófono, contactos, ubicación, archivos ni agenda, y no le pedirá permiso para ninguna de esas cosas: los demás permisos que declara son técnicos —comprobar si hay conexión, por ejemplo— y ninguno da acceso a información personal guardada en su dispositivo. El único permiso que la aplicación le pedirá es el de mostrarle avisos, y puede negarlo. No hay publicidad, no se lee el identificador de publicidad y no se crean perfiles publicitarios. Tampoco vendemos ni cedemos a nadie la información académica.
Los datos académicos y de su perfil, únicamente para prestar el servicio académico: mostrarle la información que le corresponde según su rol y permitir a los docentes registrar la que la institución les pide llevar. No se usan para ningún otro fin.
El registro de accesos, únicamente para la seguridad de las cuentas y para poder revisar los cambios: detectar un ingreso que no reconoce y saber por qué medio se registró o se modificó una información. No se usa para localizar a nadie ni con fines publicitarios.
Las estadísticas de uso, únicamente para mejorar la aplicación: saber qué pantallas se usan, cuáles sobran y dónde la gente se atasca, para decidir qué corregir y qué construir después. No se usan para evaluar ni supervisar a ninguna persona —no llevan datos que permitan identificarla—, no se cruzan con la información académica y no se emplean con fines publicitarios.
Los avisos, únicamente para decirle que hay algo nuevo: no se usan para promocionar nada, ni para recordarle que abra la aplicación, ni para medir si los abre o no.
La información académica, con nadie fuera de su colegio. Sus calificaciones, su asistencia, sus anotaciones de disciplina, sus datos de perfil y el registro de sus accesos viajan exclusivamente entre la aplicación y el servidor de la institución educativa a la que usted pertenece. No los vendemos, no los alquilamos y no los cedemos a terceros.
Las estadísticas de uso, con Google. Es el único tercero que interviene, y solo para eso: recibe lo descrito en «Datos de uso de la aplicación» y las procesa por encargo nuestro, sujeto a sus propias condiciones de tratamiento de datos. Google no recibe ninguna calificación, ningún nombre y ningún dato que permita identificar a un estudiante.
Los avisos, también con Google. Firebase Cloud Messaging es quien los entrega a su teléfono, por encargo nuestro y sujeto a sus condiciones de tratamiento de datos. Recibe el texto del aviso —el primer nombre del alumno y lo descrito en «Qué dice el aviso», nunca una calificación— y el identificador de registro del dispositivo; nada más. Ni Google ni el servidor de su colegio guardan a quién pertenece ese identificador.
No hay servicios de publicidad ni de redes sociales integrados en la aplicación.
Toda la comunicación entre la aplicación y el servidor viaja cifrada mediante HTTPS.
Al entrar, la aplicación puede guardar en el teléfono una credencial temporal (un token de sesión) para no pedirle la contraseña en cada uso. Esto solo ocurre si usted deja marcada la casilla de recordar sesión. Si la desmarca —recomendado en equipos compartidos, como el de la portería del colegio— no se guarda nada en el dispositivo. Al cerrar sesión, esa credencial se borra.
La contraseña nunca se almacena en el teléfono.
Los datos académicos y el registro de accesos los conserva el colegio según sus propias políticas y las obligaciones legales de archivo que le apliquen. La credencial de sesión guardada en el teléfono se borra al cerrar sesión o al desinstalar la aplicación.
Las estadísticas de uso asociadas a una instalación se conservan dos meses, que es el plazo más corto que permite el servicio; pasado ese tiempo solo quedan totales agregados, en los que ya no se distingue ninguna instalación.
Buena parte de la información que la aplicación muestra corresponde a estudiantes que pueden ser menores de edad. Esa información la aporta el colegio como parte del proceso de matrícula, y su tratamiento se ampara en la autorización que el padre, madre o acudiente otorga a la institución en ese momento.
Los estudiantes menores de edad no crean cuentas por su cuenta: las credenciales las entrega el colegio.
Las estadísticas de uso descritas arriba se recogen igual en el teléfono de un estudiante que en el de un docente, y en ninguno de los dos casos llevan datos que permitan identificar a la persona. No se elabora ningún perfil de un menor, no se le muestra publicidad y no se lee ningún identificador publicitario de su dispositivo.
Usted puede pedir que le informemos qué datos suyos tratamos, que los corrijamos si están errados, que los actualicemos, o que los suprimamos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos. También puede revocar la autorización que haya otorgado.
Como los datos académicos los administra su institución educativa, estas solicitudes se tramitan a través del colegio, escribiendo a admin@micolevirtual.com. Le responderemos dentro de los plazos que fija la ley.
Este tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Si considera que sus derechos no fueron atendidos, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Esta sección se refiere a la aplicación Mi Cole Virtual, publicada por Joseth David Guerrero Escobar.
Pasos para solicitarlo:
Qué se elimina: su cuenta de acceso y su nombre de usuario, los datos de su perfil, y cualquier credencial de sesión guardada en sus dispositivos. Las estadísticas de uso asociadas a la instalación desaparecen por sí solas a los dos meses, y antes de eso puede borrarlas desinstalando la aplicación o apagando el interruptor de Privacidad en el menú.
Qué se conserva, y por qué: los registros académicos —calificaciones, asistencia y anotaciones de disciplina— los conserva la institución educativa según sus propias políticas y las obligaciones legales de archivo que le apliquen, que en Colombia pueden exigir su custodia durante años. Eliminar su cuenta de acceso no borra el expediente académico que el colegio debe guardar, del mismo modo que darse de baja de un servicio no borra el historial que la ley obliga a conservar. Si desea saber cuánto tiempo conserva esos registros su colegio en concreto, pregúntelo en el mismo correo.
Si modificamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección y actualizaremos la fecha del encabezado. Los cambios importantes se avisarán dentro de la aplicación.
admin@micolevirtual.com
Medellín, Antioquia (Colombia)